Tipps für ein erfolgreiches Gespräch

Fällt es Ihnen schwer, zum Telefon zu greifen? Oder haben Sie nach einem Telefonat das Gefühl, es hätte besser laufen können? Mit diesen einfachen Tipps werden Telefongespräche zum Kinderspiel!

Gründliche Vorbereitung

Vor jedem Anruf sollten Sie alle relevanten Dateien und Unterlagen bereitlegen. Notieren Sie sich die Fragen, die Sie stellen möchten, und haben Sie Stift und Papier griffbereit, um wichtige Informationen festzuhalten. Eine gute Vorbereitung schafft die Grundlage für ein erfolgreiches Gespräch.

Schnell zum Punkt kommen

Small-Talk kann zwar für Kundenbeziehungen wichtig sein, dennoch sollten Sie schnell zum eigentlichen Anliegen überleiten. Formulieren Sie Ihr Anliegen klar und deutlich, um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen.

Körpersprache beachten

Auch wenn Ihr/e Gesprächspartner/-in Ihre Mimik und Gestik nicht sehen kann, sollten Sie auf eine aufrechte Haltung und ein Lächeln achten. Eine aufrechte Haltung fördert klares und deutliches Sprechen, und ein Lächeln kann man in Ihrer Stimme hören.

Namen merken

Notieren Sie sich den Namen Ihres/Ihrer Gesprächspartners/-in und scheuen Sie sich nicht davor, nachzufragen, falls Sie ihn nicht verstanden haben. Die Verwendung des Namens im Laufe des Gesprächs wirkt professionell und vermittelt Ihrem/Ihrer Gesprächspartner/-in ein gutes Gefühl.

Aufmerksam zuhören

Halten Sie auch bei eingehenden Anrufen einen Zettel und Stift bereit, um das Anliegen des Anrufenden notieren zu können. Nutzen Sie Bestätigungswörter wie „Okay“ oder „Verstehe“, um zu signalisieren, dass Sie aufmerksam zuhören.

Mit Kritik richtig umgehen

Im Kundenservice kann es vorkommen, dass Sie verärgerte Kund/-innen am Telefon haben. Lassen Sie den/die Kund/-in seinen Ärger äußern und reagieren Sie ruhig und verständnisvoll. Suchen Sie gemeinsam nach einer Lösung.

Missverständnisse vermeiden

Am Ende des Gesprächs bietet es sich an, die besprochenen Dinge kurz zusammenzufassen. So reduzieren Sie Missverständnisse und stellen sicher, dass beide Parteien mit dem Besprochenen einverstanden sind.

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