Dein Weg zur professionellen Kommunikation: Tipps zum Verfassen geschäftlicher E-Mails

Die Fähigkeit zur professionellen Kommunikation ist in der Geschäftswelt von unschätzbarem Wert, besonders wenn es darum geht, mit Kollegen/-innen, Vorgesetzten und Geschäftspartner/-innen in Kontakt zu treten.
 
Um dir langes Herumprobieren zu ersparen, findest du hier wichtige Tipps, wie du geschäftliche E-Mails verfassen kannst, die seriös, passend und freundlich sind:
 
1.     Die Bedeutung einer klaren Betreffzeile
Mache das Thema deutlich und fasse dein Hauptanliegen mit wenigen Schlüsselworten zusammen. Beispiel: „Anfrage zur geplanten Schulung“
 
2.     Die richtige Anrede in geschäftlichen E-Mails
Wähle eine höfliche Anrede. Beispiel: „Sehr geehrte Damen und Herren“ in formellen und „Liebe/-r (Name),“ oder „Hallo (Name),“ in informellen Situationen. Trägt dein Gegenüber einen oder mehrere Titel, ist es in den meisten Fällen ausreichend, nur den höchsten Titel zu erwähnen.  
 
3.     Der direkte Einstieg: Wie du dein Hauptthema präsentierst
Ein klarer und präziser Einstieg drückt deine Fokussierung aus und hilft dem/der Empfänger/-in, dein Anliegen schnell einzuordnen. Fasse die Informationen möglichst in einem Satz zusammen: „Ich schreibe Ihnen, um nach Informationen zur bevorstehenden Schulung zu fragen“.
 
4.     Hintergrundinformationen geschickt einfügen
Stelle dir die Frage, welche Informationen der/die Empfänger/-in benötigt, um auf deine Anfrage reagieren zu können. Vermeide umständliche Formulierungen und nutze kurze Absätze und Bullet Points, um wichtige Informationen hervorzuheben.
 
5.     Freundliche und natürliche Formulierungen nutzen
Verwende höfliche Formulierungen wie „bitte“ und „vielen Dank“ und vermeide zu förmliche Ausdrücke, die unnatürlich wirken könnten.
 
6.     Strukturierte E-Mails: Die Bedeutung von Überschriften
Teile deine E-Mail in Abschnitte ein, um die Lesbarkeit zu verbessern. Nutze bei längeren Texten klare Überschriften wie zum Beispiel „Anfrage“, „Idee“ oder „Vorschlag“. Struktur hilft, damit deine Botschaft richtig verstanden wird.
 
7.     Höflicher Abschluss und angemessene Schlussformel
Beende deine E-Mail mit einer freundlichen Schlussformel. Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Zeit. Ich stehe Ihnen gerne zur Verfügung, falls weitere Fragen auftauchen.“ Diese Formulierung zeigt zudem deine Bereitschaft zur Zusammenarbeit. Beende das Gespräch anschließend mit einer passenden Grußformel. Beispiel: „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Viele Grüße“.
 
8.     Die Bereitstellung deiner Kontaktdaten
Stelle sicher, dass deine Kontaktdaten leicht zu finden sind, damit sich der/die Empfänger/-in mit dir in Verbindung setzen kann. An dieser Stelle kannst du deine Signatur mit den entsprechenden Daten platzieren.
 
Die Fähigkeit zur klaren und höflichen Kommunikation wird dir nicht nur während deiner Ausbildung, sondern auch in deiner gesamten beruflichen Laufbahn von Nutzen sein.