Erfolgreich Telefonieren: Ein Leitfaden für angehende Profis

10 Tipps für Professionalität in Geschäftstelefonaten

---

Telefontraining für Auszubildende

Das Telefonieren in der Geschäftswelt erfordert Professionalität. Dieser Leitfaden gibt euch eine Hilfestellung zum erfolgreichen Telefonieren in der Geschäftswelt:

1. Vorbereitung ist der Schlüssel:
    •    Informiere dich im Voraus über das, worüber du sprechen wirst,
    •    halte alle notwendigen Informationen und Dokumente griffbereit,
    •    plane Anrufe zu geeigneten Zeiten, um sicherzustellen, dass du ungestört bist.

2. Gruß und Vorstellung:
    •    Beginne das Gespräch mit einem höflichen Gruß, z. B. "Guten Tag" oder "Hallo",
    •    stelle dich selbst und deine Firma vor, z. B. "Mein Name ist [Dein Name], ich arbeite bei [Firmenname].".

3. Höflichkeit und Respekt:
    •    Verwende höfliche Begriffe wie "bitte", "danke" und "entschuldigen Sie",
    •    höre aufmerksam zu und unterbrich den/die Gesprächspartner/-in nicht,
    •    vermeide Multitasking während des Gesprächs.

4. Klare Kommunikation:
    •    Sprich klar und deutlich, damit dich dein/-e Gesprächspartner/-in gut verstehen kann,
    •    vermeide Slang oder zu informelle Sprache,
    •    falls nötig, buchstabiere wichtige Namen oder Begriffe.

5. Nutze den richtigen Ton:
    •    Deine Stimme sollte freundlich, aber professionell klingen,
    •    vermeide monotones oder emotionsloses Sprechen,
    •    passe den Ton an den Kontext des Gesprächs an.

6. Struktur des Gesprächs:
    •    Formuliere klare Fragen und Aussagen,
    •    halte dich an das Hauptthema und schweife nicht ab,
    •    notiere wichtige Informationen während des Gesprächs.

7. Geduld und Ausdauer:
    •    Falls du aufgefordert wirst zu warten, sei geduldig und halte dich bereit,
    •    wenn du an eine andere Person weitergeleitet wirst, bedanke dich und bleibe höflich.

8. Abschluss des Gesprächs:
    •    Frage höflich, ob es noch weitere Fragen oder Anliegen gibt,
    •    bedanke dich für das Gespräch und erkläre, was als nächstes passieren wird,
    •    wenn erforderlich, vereinbare einen klaren Zeitpunkt für einen Rückruf oder weitere Schritte.

9. Nachbereitung:
    •    Mache Notizen über das Gespräch und speichere sie,
    •    bearbeite alle erforderlichen Aufgaben oder Schritte, die aus dem Gespräch resultieren.

10. Vertraulichkeit und Datenschutz:
    •    Beachte die Datenschutzrichtlinien und teile keine vertraulichen Informationen mit unbefugten Personen.

Das korrekte Telefonieren in der Geschäftswelt ist eine wichtige Fähigkeit, die deine berufliche Kommunikation positiv beeinflussen kann. Mit Übung und Beachtung dieser Grundsätze wirst du dich in professionellen Telefonaten sicherer fühlen und einen guten Eindruck hinterlassen.

Scheu vor dem Telefonieren? Wenn du erste Praxiserfahrungen in einem geschützten Rahmen sammeln möchtest, bieten wir dir hier unsere Unterstützung an. Hier lernst du zudem auch auf schwierige Gesprächssituationen zu reagieren.